Patron serwisu - WP.pl
whole bg

Informator dla biznesu SPRAWDZAM!

SPRAWDZAM

Sprawdzaj z kim robisz interesy!

Wypełnij formularz i zyskaj dostęp do bezpłatnego raportu BIG o jednej dowolnie wybranej firmie.

SPRAWDŹ

Miękkie sposoby windykacji – doświadczenia IKEA Centres Polska S.A.

Spółka IKEA Centres Polska S.A. będąca właścicielem i zarządcą pięciu centrów handlowych podobnie jak wiele przedsiębiorstw w Polsce napotyka w swojej praktyce biznesowej na problem opóźnionych płatności. Zamiast od razu iść do sądu, najpierw wykorzystuje miękkie sposoby windykacji. Pomagają jej w tym Biura Informacji Gospodarczej.

- Dla mnie wpisanie kogoś do Rejestru Dłużników prowadzonego przez jedno z Biur Informacji Gospodarczej to jak powiedzenie „sprawdzam” – mówi Elżbieta Szymańska, kontroler należności z IKEA Centres Polska S.A. I wpisuje przede wszystkim tych kontrahentów, którzy zalegają z płatnościami, nie odbierają od niej telefonów, albo nie płacąc faktur, jednocześnie są w dobrej kondycji finansowej lub ogłaszają w mediach nowe inwestycje. Oto kilka rad skutecznej windykacji, które stosuje IKEA Centres Polska S.A. i które może zastosować każdy przedsiębiorca.
Zdarzają się partnerzy biznesowi, którzy nie płacą na czas. Jakie działanie podejmuje wtedy Kontroler Należności w IKEA Centres Polska S.A.? – Rozmawiamy z nimi. I czasem dowiaduję się, że najemca nie zapłacił, bo sam nie otrzymał pieniędzy od swoich klientów. Staram się wtedy pomóc dzieląc się naszym doświadczeniem i czasami jest to właściwa droga, bo okazuje się, że nasz partner jeszcze nie próbował sposobów, które u nas się sprawdziły w zarządzaniu należnościami – mówi Elżbieta Szymańska, Kontroler Należności z IKEA Centres Polska S.A.

Korzystanie z wywiadowni gospodarczych, wpisywanie długów do rejestrów dłużników to bardzo skuteczne działania w zakresie miękkiej windykacji. Efekt jest taki, że na palcach jednej ręki można policzyć sprawy, które trafiają do tzw. twardej windykacji, czyli zwykle do sądu. Większość partnerów biznesowych mobilizuje się, podejmuje rozmowy, zaczyna płacić terminowo, a to niemała grupa. Spółka IKEA Centres Polska S.A. zarządzająca własnymi nieruchomościami , współpracuje z ok. tysiącem partnerów biznesowych.

Róbcie co chcecie, i tak nie mam już nic do stracenia

- Nasza firma napotyka podobne problemy z uzyskiwaniem terminowych płatności jak każdy inny przedsiębiorca – mówi Elżbieta Szymańska.

- Pamiętam pewną spółkę, a w zasadzie jej właściciela. Od samego początku współpracy znacznie opóźniał terminy regulowania faktur. Nic nie pomagało, ani harmonogramy, ani żadne dokonywane z nim ustalenia. W pewnym momencie poinformowałam właściciela firmy, że po 60 dniach, bo wówczas jeszcze taki termin obowiązywał, wpiszemy dług do rejestru dłużników prowadzonego przez Biuro Informacji Gospodarczej. Wyjaśniłam skutki takiego wpisu: ostrzegłam, że inni przedsiębiorcy mogą odmówić mu współpracy, że może mieć problem z uzyskaniem kredytów w bankach, stracić reputację – dodaje

Kontrahent odparł, że w ogóle nie obawia się wpisania na publiczną listę dłużników. To mi dało do myślenia – wspomina Elżbieta Szymańska.

- Zaczęłam poszukiwać informacji o właścicielu spółki w różnych rejestrach i raportach handlowych. Okazało się, że ten człowiek prowadzi kilka różnych działalności gospodarczych i był już wielokrotnie wpisany jako dłużnik, a nawet ma kilka spraw sądowych w toku. Ta sytuacja pokazała, jak dobrą praktyką jest weryfikowanie wiarygodności płatniczej kontrahentów na samym początku rozmów, kiedy zawiązuje się współpracę – mówi Elżbieta Szymańska.

- Dziś wiemy, że w dzisiejszych czasach koniecznością jest korzystanie z zewnętrznych baz danych i wywiadowni gospodarczych – przyznaje ekspertka, dodając, że Spółka korzysta z nich od paru lat.

Nie lecz, zapobiegaj

– Dobry proces zarządzania należnościami ma na celu zmniejszenie do minimum problemu niezapłaconych w terminie faktur, a nie gaszenie pożaru dopiero wtedy, kiedy pojawią się długi – zaznacza Elżbieta Szymańska.

W przypadku właściciela i zarządcy centrów właściwe zarządzanie ryzykiem związanym z kontrahentami jest ważne, bo jeśli partnerzy biznesowi będą zmieniać się co kilka miesięcy, centrum może tracić na atrakcyjności dla konsumentów.

- Zawsze lepiej zapobiegać niż leczyć. Dlatego pierwszy krok w zarządzaniu należnościami następuje w momencie zawierania umowy z partnerem biznesowym. Na tym etapie bardzo ważna jest weryfikacja historii płatniczej partnera, z którym chcemy zawrzeć umowę, w bazach biura informacji gospodarczej lub wywiadowniach gospodarczych - wyjaśnia Elżbieta Szymańska.
Jeśli firma działa na rynku krótko i nie ma jeszcze żadnej historii płatniczej w BIG-u, nie oznacza to, że nie podejmiemy z nią współpracy. Informacje o takiej firmie warto monitorować na bieżąco. Niektóre BIG-i wysyłają powiadomienia o zdarzeniach dotyczących wskazanych przez nas firm – dowiemy się z nich o wpisach do rejestru dłużników i innych zmianach mogących wpływać na ocenę wiarygodności płatniczej – wyjaśnia Elżbieta Szymańska.

W raportach BIG-ów funkcjonujących na rynku polskim znajdziemy oprócz standardowych informacji o zobowiązaniach zarejestrowanych w rejestrze dłużników prowadzonych przez te biura, również dane z innych baz danych takich jak giełdy wierzytelności. BIG-i uzupełniają również swoje raporty przydatnymi danymi z wywiadowni gospodarczych takimi jak wyniki finansowe, bilanse, budowane indywidualnie dla danej firmy autorskie oceny wiarygodności płatniczej, powiązania kapitałowe i osobowe i wiele innych danych. Jedno z biur w Polsce udostepnia nawet dane Biura Informacji Kredytowej i informacje z bazy Bankowy Rejestr prowadzonej przez Związaek Banków Polskich. Dane te można uzyskać za zgodą firmy, której dotyczy zapytanie.

W bazach BIG-ów znajdują się miliony informacji gospodarczych.

– Jeśli przedsiębiorca nie ma dużego działu księgowego ani rozbudowanego systemu informatycznego, nie ma pracownika, który mógłby zająć się windykacją, a jednocześnie wiem, że ma problemy płatnicze wynikające z tego, że i jemu ktoś nie zapłacił, to podpowiadam mu wypróbowanie usług firm zewnętrznych, które wspierają zarządzanie należnościami – mówi ekspertka IKEA Centres Polska S.A.

Czołowe BIG-i na rynku nie tylko prowadzą własne rejestry dłużników i oferują rozbudowane raporty na temat przedsiębiorców, ale też świadczą usługę monitorowania kontrahentów, wysyłania wezwań do zapłaty w imieniu przedsiębiorcy i wpisywania dłużników do rejestru w imieniu klienta, jeśli ten sobie tego życzy.

Dłużnik mojego dłużnika jest moim dłużnikiem

- Kiedyś współpracowaliśmy z przedsiębiorcą, który produkował meble na wymiar. Miał trzy sklepy w różnych lokalizacjach. Koszty prowadzenia sklepów były stałe, ale przychody bardzo różne, czasem było bardzo dobrze, a czasem przedsiębiorca miał przestój. I przez to zdarzało się, że nie płacił na czas – rozpoczyna kolejną historię Elżbieta Szymańska.

- Przy kolejnej przeterminowanej fakturze, zadzwoniłam do właściciela i zapytałam o powód braku zapłaty. Odpowiedział, że musiał zapłacić za materiały do produkcji, ale zapłatę za gotowe meble otrzyma dopiero za dwa miesiące. Przekazał również informację o opóźnieniach ze strony kilku swoich kontrahentów. Zapytałam go wtedy, jakie działania podjął, żeby odzyskać pieniądze od swoich dłużników. Wtedy okazało się, że tylko dzwonił do nich i po prostu prosił o zapłatę.

Powiedziałam mu wtedy o możliwości nawiązania współpracy z Biurem Informacji Gospodarczej, które w jego imieniu może wysłać wezwania do zapłaty do niepłacących kontrahentów. Dzięki temu działaniu oraz dopracowaniu kilku elementów w jego procesie windykacyjnym, przedsiębiorca odzyskał pieniądze, a wtedy i my otrzymaliśmy swoje należności. Przedsiębiorca nauczył się regularnie wykorzystywać swoją współpracę z BIG-iem do zarządzania należnościami – mówi Elżbieta Szymańska. Z tej i z innych podobnych historii mogę wnioskować, że warto wesprzeć kontrahentów dzieląc się z nimi wiedzą i dobrymi praktykami, które sprawdzają się u nas.

- Czasami mówię również naszym partnerom biznesowym, że warto weryfikować kontrahentów, zamawiając raporty o kondycji finansowej klienta – to znacznie ogranicza ryzyko nierzetelnego płatnika. A jeśli przedsiębiorcy mają stałych odbiorców, podpowiadam im, żeby zamawiali monitoring ich wiarygodności płatniczej. Sama z tych narzędzi korzystam i wiem, jak to pomaga w zarządzaniu należnościami. W ten sposób dzieląc się wiedzą, zwiększam szansę na otrzymywanie terminowo płatności przez naszą Spółkę – zaznacza ekspertka.
Odzyskuj na miękko

- Wielu przedsiębiorców lęka się wpisania swoich dłużników do rejestru. Obawiają się, że klient się obrazi i drugi raz nie skorzysta z ich usług, albo że sięgnie po produkt konkurencji – mówi Elżbieta Szymańska. Dzielenie się ze światem informacją o dłużniku wywołuje negatywne skojarzenia.
Tymczasem to są lęki niepotrzebne i nieuzasadnione. - Nie ma nic złego w tym, że przedsiębiorca chce odzyskać własne pieniądze. Dobrze jest to przedsiębiorcom uzmysławiać – dodaje.
Dla tych, którzy jednak mają opory, ekspertka ma radę, która wykorzystuje pewien sprawdzony sposób.

– Jeśli przedsiębiorca mówi mi, że mu tak po ludzku głupio wysyłać oficjalne wezwanie do zapłaty, bo chce utrzymać dobre relacje ze swoim klientem, wtedy mówię, że dobrym rozwiązaniem jest zlecenie wysłania wezwania w jego imieniu zewnętrznej firmie. Przedsiębiorcy łatwiej zdecydować się na takie działanie, gdy na wezwaniu do zapłaty widnieje logo zewnętrznej firmy, podpisuje się postronny podmiot. Dodatkowo wezwania do zapłaty wysyłane np. przez Biuro Informacji Gospodarczej ostrzegające o możliwości wpisania do rejestru dłużników w przypadku braku terminowej płatności mogą być nawet bardziej skuteczne, bo odbiorca ma świadomość, że długiem zajęli się już profesjonaliści, którzy wiedzą co robić i nie można ich już zignorować.

- Pamiętam pewnego restauratora, który nie płacił faktur na czas. To było dziwne, bo dla gastronomii to był akurat sezon przyjęć okolicznościowych. Zadzwoniłam i zapytałam, co się dzieje. Okazało się, że ktoś zalegał mu z płatnością na bardzo dużą kwotę. Problem polegał na tym, że to była firma polecona mu przez znajomego, dlatego przedsiębiorca nie miał odwagi, śmiałości, żeby upominać się u dłużnika o swoje pieniądze. Poradziłam mu, żeby w takim razie z dłużnikiem skontaktowała się księgowa, albo właśnie zewnętrzna firma. Jeden, drugi telefon od Pani księgowej i dług został spłacony, a właściciel restauracji nie naruszył relacji osobistych. To jest bardzo prosty mechanizm, który świetnie działa. Najgorsze, co możemy robić, to nie działać i zostawić niezapłacone faktury bez zdecydowanych ruchów – zaznacza eksperta IKEA Centres Polska S.A.
Wpis wpisowi nierówny

Elżbieta Szymańska dobrze wie, jakie narzędzia może wykorzystywać, żeby dobrze zarządzać należnościami, ale wie też, że należy je odpowiednio dobierać.

- Wpisanie partnera do rejestru dłużników to dla nas możliwość, nie reguła. Trzeba poznać sytuację dłużnika, specyfikę jego biznesu, charakter jego działalności. Przekazywanie do BIG-u każdego długu bez analizy sytuacji może przynieść tylko szkodę. Dlatego mamy ustalone zasady, którymi kierujemy się decydując o ewentualnym wpisaniu dłużnika do publicznych rejestrów, bo nie zawsze to jest potrzebne – zaznacza ekspertka.
Pierwszym przypadkiem, kiedy zdecydowanie wpisujemy do BIG-u jest sytuacja, w której partner biznesowy unika kontaktu: brak reakcji na wezwania, nieodpowiadanie na e-maile. Bez rozmowy trudno ocenić powód braku zapłaty. Jeśli po podjęciu kilku prób kontaktu płatności dalej brakuje, wpisujemy dług do rejestru dłużników zgodnie z obowiązującymi przepisami – mówi Elżbieta Szymańska.

Często jest to moment „przebudzenia”: partner się odzywa, czasami wyraża zdziwienie, że wpisaliśmy dług do publicznej bazy. Następuje rozmowa, deklaracja zapłaty, albo ustalenie harmonogramu płatności. Zdarza się, że od razu usuwamy wpis z rejestru. Dajemy naszemu partnerowi biznesowemu kredyt zaufania. Podchodzimy do każdego przypadku indywidualnie - zaznacza Elżbieta Szymańska.

- Druga sytuacja, w której nie wahamy się dokonać wpisu do rejestru, to gdy partner nie reguluje faktur i przeterminowanie jest znaczne, a jednocześnie w mediach opowiada o szerokich planach rozwoju swojej firmy i faktycznie firma wykazuje swoje dokonania. Cieszymy się z sukcesów partnerów, jednakże nie powinny one odbywać się naszym kosztem. Wtedy, jestem zdania, że trzeba wyraźnie postawić granice – mówi ekspertka.

- Ostatnio zdarzyło nam się, że partner zalegał nam z płatnościami, a w gazecie przeczytałam o zakrojonych na szeroką skalę planach ekspansji e-commerce w 2018 r. Zadzwoniłam i powiedziałam, że cieszę się z planów rozwoju, trzymam kciuki za sukces, jednakże prosiłabym o zapłatę zobowiązań wobec nas. Czasem to przynosi natychmiastowy efekt, a jeśli nie, wtedy wpisuję dług do rejestru dłużników. Nie znajduję w takiej sytuacji powodu opóźnienia w zapłacie. Uważam to za nadużywanie dobrych relacji, a na to trzeba reagować – podkreśla.

Jest jeszcze jeden szczególny przypadek, kiedy Elżbieta Szymańska korzysta z Rejestru Dłużników - przypadek dużych firm korporacyjnych.

- Jeśli zdarzy się, że procedura akceptacji faktur w dużej firmie jest na tyle zawiła, że wielokrotnie nie dostajemy płatności na czas, nie możemy ustalić, co się dzieje z naszą fakturą, gdzie utknęła i pomimo licznych prób ustalenia powodu braku zapłaty, płatności wciąż nie ma, wtedy również wpisujemy dług do BIG-u. To czasem jedyny sposób, aby zmobilizować partnera. Nie możemy brać odpowiedzialności za procesy wewnętrzne, które opóźniają terminowe płatności dla nas – wyjaśnia Elżbieta Szymańska.
Wszystkie narzędzia takie jak wezwania do zapłaty, wpisanie do rejestru dłużników to narzędzia tzw. miękkiej windykacji. - Twarda windykacja zaczyna się dopiero wtedy, kiedy kończą się możliwości negocjacji i brakuje woli do znalezienia rozwiązania problemu– podkreśla Elżbieta Szymańska.

Według mnie trzeba zrobić wszystko, żeby nie doszło do skierowania sprawy o odzyskanie należności na drogę sądową, bo to kosztuje czas, energię i pieniądze – podkreśla Elżbieta Szymańska. – Naprawdę można zrobić bardzo wiele, zanim sprawa trafi do sądu – dodaje.

Sprawdź wybraną firmę w BIG bezpłatnie

Poleć ten artykuł znajomym:
Udostępnij Tweetnij
Wyłącz Adblocka, aby w pełni cieszyć się zawartością tej strony.